Kişisel Verileri Koruma Kurulunun (“Kurul”) 03/09/2019 tarihli ve 2019/265 sayılı kararı ile; yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen süre 31/12/2019 tarihine kadar uzatılmıştır. Bu karar 7 Eylül tarihli Resmi Gazete’de yayınlanmıştır. Bu karar öncesinde Kurulca alınan ve 18/08/2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2018/88 sayılı Kararda son kayıt tarihi 30/09/2019 olarak açıklanmıştı.
Biz de bu karar sonrasında kısaca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)’nin ne olduğunu açıklayacağız.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 16 ncı maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Kısaca VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumlularının kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için üç farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır. Bu yapılar; faaliyetleri kapsamında yurtiçinde yerleşik gerçek / tüzel kişiler, yurtdışında yerleşik gerçek / tüzel kişiler ve kamu kurum ve kuruluşlarıdır.
VERBİS’te yer alan bilgiler kamuya açıktır ancak bunlar kişilere ait bilgiler değildir. VERBİS’e; gerçek kişilere ait ad, soyad, telefon numarası, T.C. kimlik numarası, plaka numarası gibi veriler girilmez. Bu bilgiler kategorize edilir ve yalnızca kategorik isimleri sisteme girilir. Bu nedenle de kişisel verilerimiz kamuya açık halde değildir. Ne çeşit kişisel bilgilerimizin işlendiği kamuya açık haldedir. Kanun; hesap verilebilirlik ve şeffaflık ilkeleri ile ihlallerin tespitini sağlayabilmek için kamuya açıklık ilkesini benimsemiştir.
Veri sorumlusu hangi kategoriye ait veri işlediğini belirtmemişse bu durumda önce veri sorumlusuna başvurulması gerekir. Bu başvuru sonrasında gerek duyulması halinde Kurulumuza şikâyet başvurusunda bulunulabilecektir.
Bu kontrol mekanizması, yalnızca Kanunda belirtilen kategorik verinin işlenmesi ve gelişigüzel veri işlenmesinin önlenmesi amacıyla sağlanmıştır. Söz konusu durum, VERBİS’in şeffaflık ve hesap verebilirlik anlamında iki önemli özelliği ön plana çıkarmaktadır.
Veri sorumluları, Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (“Kurum”) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla VERBİS’e kayıt olabilirler. KVKK uyum sürecinde ve VERBİS kayıt aşamasında hukuki ve teknik desteğin alınması ve sürecin ilgili mevzuata uygun olarak yerine getirilmesi veri sorumluları açısından önem teşkil etmektedir.